Personvernerklæring

Oslo Børs er en sentral aktør i det norske verdipapirmarkedet og er avhengig av omverdens tillit. Derfor er vi opptatt av å ta vare på personvernet ditt.

Oslo Børs, ved administrerende direktør, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Denne personvernerklæringen inneholder opplysninger du har krav på når informasjon samles inn fra nettsiden vår i tillegg til generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger. 

Bruk av nettsidene til Oslo Børs

Det er frivillig for de som besøker nettsiden vår å oppgi personopplysninger relatert til tjenester som tilbys, som for eksempel å motta nyhetsbrev. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Norse Digital (Norse), Oslo Market Solutions (OMS) og Verdipapirsentralen (VPS) er databehandlere for Oslo Børs. Norse og OMS er våre leverandører for utvikling og vedlikehold av nettsidene, mens VPS er vår driftsleverandør.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsiden, lagres på servere som driftes av driftsleverandøren. Kun Oslo Børs, Norse, OMS, og VPS har tilgang til opplysningene som samles inn. Egne databehandleravtaler mellom Oslo Børs og OMS, Oslo Børs og Norse, og Oslo Børs og VPS, regulerer hvilken informasjon databehandlerne har tilgang til og hvordan den skal behandles. 

Min side
Min Side er en inngangsport til ulike webtjenester fra Oslo Børs hvor du kan abonnere på nyhetsvarsler fra Oslo Børs, opprette og administrere fiktive porteføljer og abonnere på selskapsmeldinger fra noterte selskaper. Brukeren registrerer en profil bestående av e-postadresse og fullt navn. Formålet med innhentingen av opplysningene er for å oppfylle vår avtale med deg om å levere tjenestene, og for å levere tjenestene på en hensiktsmessig måte samt hindre misbruk. Opplysningene lagres i en egen database, og brukes bare til å administrere Min side. Velger du å avslutte din profil, slettes opplysningene om deg.

Nyhetsbrev
I tillegg til nyhetsvarsler på Min side kan du kan abonnere på forskjellige nyhetsbrev på oslobors.no. Du vil da motta en e-post når vi publiserer informasjon du har abonnert på. For dette formålet må du registrere din e-postadresse. E-postadressen lagres i en egen database og brukes bare til å sende deg nyhetsbrev. Velger du å si opp abonnementet, slettes din e-postadresse. For å si opp abonnementet, klikk på lenken i nyhetsbrevet eller send en henvendelse til webansvarlig@oslobors.no.

Webanalyse
Oslo Børs samler inn opplysninger om besøkende på oslobors.no ved hjelp av Google Analytics. Formålet med dette er å utarbeide statistikk for å forbedre og videreutvikle nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er; hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes. Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Dette betyr at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker.

Cookies
Cookies (informasjonskapsler) er små datafiler som lagres på din enhet og blir brukt til statistikk og til å støtte deg som bruker. Ved å benytte oslobors.no, samtykker du i at det lagres informasjonskapsler – i og med at de fleste nettlesere er innstilt slik at de automatisk aksepterer cookies. Dersom du ikke vil akseptere vår bruk av cookies, kan du trekke tilbake ditt samtykke ved å endre innstillingene i nettleseren. Vi gjør oppmerksom på at dette kan medføre at våre nettsider ikke fungerer optimalt. Oslobors.no bruker cookies fra Google Analytics og vårt publiseringssystem, eZ Publish. 

Liste over cookies som benyttes:

Navn

Formål

_ga:

Brukes av Google Analytics for å skille mellom unike brukere. Slettes etter to år.

_gid:

Brukes av Google Analytics for å loggføre hvilke sider brukeren besøker. Slettes etter 24 timer.

_gat:

Brukes av Google Analytics til å begrense antall forespørsler og innsamling av data ved høy trafikk. Slettes etter 1 minutt.

eZSESSID:

Brukes av eZ Publish for å identifisere brukere på Min Side mellom sidevisninger. Slettes når nettleseren lukkes. 

is_logged_in=true:

Brukes av eZ Publish for å kunne identifisere om brukeren er logget inn på Min Side. Slettes når nettleseren lukkes.

is_logged_in_user_name:

Brukes av eZ Publish for å lagre navnet på brukeren som er logget inn på Min Side og vise fram navnet på nettsidene. Slettes når nettleseren lukkes.

Du kan reservere deg mot bruk av cookies fra Google Analytics her.

Søk
Oslo Børs lagrer informasjon om hvilke søkeord som benyttes i søkefeltet på oslobors.no. Formålet med dette er å forbedre nettsiden vår. Denne informasjonen lagres i en separat database og lagres i aggregert form. Det er kun søkeordet som lagres og det kan ikke linkes til annen informasjon om brukerne, slik som IP-adresse

E-post og telefon

Oslo Børs bruker e-post og telefon som del av det daglige arbeidet. Relevant informasjon som fremkommer av telefonsamtaler og e-postdialog kan bli lagret i Oslo Børs sitt CRM-system, saksbehandlingssystem eller dokumentforvaltningssystem. Ulike typer av personopplysninger lagres i systemene. Dette kan være navn, telefonnummer, e-postadresse, stillingstittel eller annen relevant informasjon som fremkommer av henvendelsen. Lagringstiden for denne informasjonen varierer ut i fra typen henvendelse. I tillegg lagres e-post du sender oss direkte i et eget backup-arkiv, med streng tilgangsbegrensning, i inntil fem år.

Ansatte på Oslo Børs bruker i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Hver enkelt medarbeider skal slette e-poster som ikke lenger er nødvendige. E-post som oppbevares i ansattes e-postkasse, som ikke slettes manuelt, blir automatisk slettet etter fem år, og i spesielle tilfeller ti år. Ved ansattes fratreden vil deres e-postkasse bli slettet.

Informasjon man sender med e-post kan bli sendt ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor til ikke å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post uten tilstrekkelige sikkerhetsmekanismer som kryptering, passordbeskyttelse eller lignende.

Informasjon om telefonsamtaler, herunder telefonnummer og tidspunkt for samtalen, til Oslo Børs sitt sentralbord blir loggført i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av sentralbordet. Loggen slettes etter to uker.

Oslo Børs foretar lydopptak av operative telefonsamtaler til og fra avdelingen Markedsovervåkning og avdelingen Derivater. Tilgangen til slike lydopptak er begrenset til ansatte som er autorisert til å behandle disse etter deres plikter og funksjoner, og bare i den grad det er strengt nødvendig for å oppfylle deres oppgaver. Det er i tillegg utarbeidet egne rutiner og retningslinjer for disse samtalene. Lydopptakene blir automatisk slettet etter fem år.

Liste over seminar- og kursdeltakere

Når man melder seg på et seminar eller kurs som tilbys av Oslo Børs vil vi lagre personopplysninger til bruk for seminar- og kursadministrasjon. Oslo Børs bruker påmeldingsløsningen til Pindena hvor du kan melde deg på seminar og kurs ved å oppgi navn, kontaktinformasjon og arbeidsgiver.

Oslo Børs er ansvarlig for behandlingen av personopplysninger for administrasjon og registrering av deltakere til seminarer og kurs. Pindena sletter personopplysningene en måned etter seminaret eller kurset er holdt. Oslo Børs oppbevarer opplysningene i fem år. Formålet med å behandle personopplysninger i forbindelse med denne tjenesten er for å kunne oppfylle en avtale med deltakeren. 

Medlemmer og andre avtaler med Oslo Børs

Oslo Børs behandler personopplysninger for å ta opp nye medlemmer og for å gjennomføre bakgrunnssjekk av disse. For eksempel dersom firmaet du jobber i søker om medlemskap til å handle på en av markedsplassene til Oslo Børs. I tillegg behandler Oslo Børs personopplysninger for å administrere og følge opp relevante avtaler du måtte ha med oss.

Når man inngår en kontrakt eller avtale med Oslo Børs kan du bli spurt om å oppgi personopplysninger om deg selv for å kunne motta eller bruke våre tjenester eller produkter. Disse opplysningene inkluderer, men er ikke begrenset til, navn, adresse, telefonnummer, stillingstittel og e-postadresse. Personopplysningene samles inn kun i den grad det er nødvendig for å tilby deg det ønskede produktet eller tjenesten. Oslo Børs oppbevarer personopplysningene så lenge kontrakten eller avtalen er gyldig. Ved oppsigelse av kontrakten eller avtalen oppbevares opplysningene i ti år etter kontrakten eller avtalen er avsluttet.

Notering på en av Oslo Børs sine markedsplasser

Oslo Børs er avhengig av å sørge for konsistent, dokumenterbar og etterprøvbar saksbehandling i forbindelse med opptak av finansielle instrumenter til notering. I den forbindelse behandler Oslo Børs personopplysninger for å oppfylle sin lovbestemte plikt, som underlagt børsloven, børsforskriften og verdipapirhandelloven.

For eksempel, når et selskap søker om notering på en av Oslo Børs sine markedsplasser samles det inn opplysninger om selskapets styre og ledelse fra selskapets innledende redegjørelse og fra søknaden. Disse opplysningene kan inneholde, men er ikke begrenset til, navn, adresse, telefonnummer, stillingstittel og e-postadresse. I tillegg vil opplysningene som samles inn kunne relatere seg til informasjon om straffbare handlinger i henhold til opptaksreglene for Oslo Børs sine markedsplasser.

Det er etablert særskilte sikkerhetstiltak for arkivering av beskyttelsesverdig informasjon som blant annet opplysninger om straffbare handlinger.

Oslo Børs vil av hensyn til etterprøv- og dokumenterbarhet, og behovet for konsistent praksis i forhold til de vurderinger som foretas i en opptaksprosess, ikke slette opplysninger mottatt i sakens anledning. 

Liste over primærinnsidere

Selskaper notert på Oslo Børs sine markedsplasser skal oversende en liste med oversikt over selskapets primærinnsidere jf. verdipapirhandelloven § 3-6 tredje og fjerde ledd. Dette innebærer navn, e-postadresse, type tillitsverv eller stilling i selskapet og personnummer. Informasjonen lagres i opptil fem år etter at vedkommende fratrer som primærinnsider.

Primærinnsiders navn samt type tillitsverv eller stilling i selskapet offentliggjøres på Oslo Børs sin hjemmeside i henhold til verdipapirhandelloven § 3-6 femte ledd.

Markedsovervåking

Oslo Børs gjennomfører markedsovervåkning av sine medlemmer og utstedere i henhold til børsforskriften § 18. I denne sammenheng vil Oslo Børs kunne samle inn og behandle personopplysninger fra utstedere, medlemmer, verdipapirregister og offentlig myndighet i forbindelse med transaksjoner i finansielle instrumenter. Ved mistanke om overtredelse kan disse opplysningene bli utlevert til Finanstilsynet, jf. børsforskriften § 21. 

Dokumentasjon fra undersøkelser gjennomført av avdelingen Markedsovervåkning oppbevares i ti år etter at undersøkelsen er avsluttet, jf. børsforskriften § 20. Denne informasjonen er unntatt fra innsynsretten, jf. personopplysningsloven § 23 første ledd bokstav b.

NewsPoint

NewsPoint er Oslo Børs sin elektroniske portal hvor utstedere registrerer selskapsspesifikk informasjon. Oslo Børs behandler personopplysninger i forbindelse med denne portalen for å oppfylle avtalen med utsteder.

For å administrere og styre tilgangen til portalen behandler Oslo Børs navn, telefonnummer og e-postadresse til brukerne av NewsPoint. Denne informasjonen blir oppbevart i fem år etter at brukeren er avsluttet. I tillegg lagres informasjon som utsteder registrerer i henhold til løpende forpliktelser. Denne informasjonen lagres i fem år.

For å øke sikkerheten benytter NewsPoint to-faktorautentisering. I den forbindelse behandler TeleSign telefonnumre på vegne av Oslo Børs for å administrere og drifte godkjenningsprosessen. En egen databehandleravtale mellom Oslo Børs og TeleSign regulerer hvordan personopplysninger skal behandles.

OB Record Keeping Gateway

Oslo Børs er i henhold til § 25 andre ledd i MiFIR-forskriften pålagt å lagre informasjon om ordrer som registreres i handelssystemet. Denne informasjonen inneholder personnummer til vedkommende som transaksjonen er utført på vegne av, og personnummer til vedkommende som er ansvarlig for investeringsbeslutningen og utførelsen av transaksjonen. Informasjonen registreres av medlemmene av Oslo Børs, er kryptert og har tilgangsbegrensninger internt. Opplysningene lagres i fem år og kan bli utlevert til Finanstilsynet ved forespørsel.

Matador (MFI)

Matador (MFI) er Oslo Børs sin terminal for handel i obligasjoner. Oslo Market Solutions (OMS) leverer og drifter systemet og er Oslo Børs sin databehandler.

For å administrere og drifte systemet behandler Oslo Børs og OMS personopplysninger som navn, e-postadresse, brukernavn og telefonnummer til brukerne. I tillegg lagres ordre og handler i systemet. Formålet med behandlingen er for å oppfylle en avtale med brukerne.

Oslo Børs og OMS lagrer brukeropplysningene så lenge man har en aktiv brukerprofil. Opplysninger om ordre og handler lagres i ti år.

EDGE                                                                 

EDGE er en handel- og registreringsplattform som brukes for interesseregistrering og handelsrapportering i ustandardiserte derivatkontrakter på markedsplassen Oslo Connect og for innrapportering av handel i OTC-derivater.

For å administrere og drifte plattformen behandler Oslo Børs personopplysninger som navn, e-postadresse og telefonnummer av brukerne. I tillegg lagres ordre og handler i plattformen. Formålet med behandlingen er for å oppfylle en avtale med brukerne.

Brukeropplysningene lagres så lenge man har en aktiv brukerprofil.

SMS-tjenester

Oslo Børs tilbyr sanntidskurser og en rekke ulike varslinger på SMS for aksjer, indekser og fond. For å kunne sende deg SMS må du oppgi telefonnummer, samt gi oss et frivillig, uttrykkelig og informert samtykke til behandlingen av disse personopplysningene. Link Mobility er databehandler for SMS-tjenesten og kan kun bruke opplysningene til å oppfylle formålet med tjenesten. Opplysningene lagres i 12 måneder etter tjenesten er avsluttet.

Rekruttering

Oslo Børs behandler personopplysninger i forbindelse med rekrutteringsprosessen for å identifisere og evaluere kandidater til potensiell ansettelse.

Oslo Børs er ansvarlig for behandlingen av personopplysninger i forbindelse med administrasjon og registrering av kandidater. Alle kandidater registreres i Oslo Børs sitt rekrutteringssystem, som driftes av databehandleren HR Manager AS. HR Manager AS kan kun bruke opplysningene til administrasjon av rekrutteringssystemet.

For at Oslo Børs skal kunne behandle personopplysningene vil du bli spurt om å gi et oss et frivillig, uttrykkelig og informert samtykke til behandlingen av disse. Opplysningene vil automatisk bli slettet etter to år. Vi kan ha et ønske om å beholde opplysningene for å vurdere kandidater til fremtidig rekruttering, i så tilfelle vil vi be om ditt samtykke til å beholde opplysningene i ytterligere to år.

Sikkerhet

Oslo Børs har tilstrekkelige tekniske og organisatoriske sikkerhetsmekanismer for å beskytte personopplysninger mot tap, misbruk, ulovlig og utilsiktet endringer og ødeleggelse. Dette inkluderer ordninger for å forhindre uautorisert tilgang til våre systemer, samt ordninger for å sikre at personopplysninger er lagret på et fysisk sikkert område. Tilgang til personopplysninger er begrenset til ansatte som er autorisert til å behandle personopplysninger etter deres plikter og funksjoner, og bare i den grad det er strengt nødvendig for å oppfylle deres oppgaver.

For formål knyttet til sikkerheten til enkeltpersoner og Oslo Børs sin eiendom benyttes kameraovervåking ved Oslo Børs sine lokaler. Opptak fra kameraovervåkning vil normalt bli lagret i syv dager.

Besøkende må registrere sitt navn, eventuelt telefonnummer og selskapsinformasjon, for å få tilgang til lokalene og for å varsle vedkommende man skal besøke. Visitor Systems AS drifter denne løsningen på vegne av Oslo Børs. Disse opplysningene vil ikke bli lagret.

Innsyn, retting og sletting

Registrerte personer har rett til innsyn og sletting av sine egne personopplysninger, samt retting av feilaktige opplysninger. Dersom du ønsker innsyn i dine personopplysninger vi har om deg, eller ønsker dine opplysninger rettet eller slettet, vennligst send din forespørsel på e-post til privacy@oslobors.no med en anvisning av den relevante behandlingen og de relevante personopplysninger.

Retten til innsyn, retting og sletting gjelder ikke for de opplysninger som er påkrevd å hemmeligholde av hensyn til forebygging, etterforskning, avsløring og rettslig forfølgning av straffbare handlinger, eller opplysninger som i lov eller med hjemmel i lov er underlagt taushetsplikt.

For de områder der Oslo Børs baserer sin behandling på samtykke fra den registrerte, kan den registrerte til enhver tid trekke tilbake sitt samtykke. For å gjøre dette, vennligst send en e-post til privacy@oslobors.no med en anvisning av det relevante behandlingsområdet og de relevante personopplysningene sammen med din forespørsel.

Utlevering til tredjeparter

Oslo Børs utleverer ikke informasjon om deg til tredjeparter uten ditt samtykke med mindre en slik utlevering er lovbestemt eller nødvendig for å oppfylle en avtale med deg.

Spørsmål

Dersom du har spørsmål om denne personvernerklæringen, eller om hvordan Oslo Børs behandler personopplysninger, vennligst send en e-post til privacy@oslobors.no.

Kontakt oss

Oslo Børs

  • Tollbugata 2
  • Postboks 460 Sentrum, 0105 Oslo
  • +47 22 34 17 00